Dentro de toda institución Educativa, como en cualquier empresa o compañía, hay una lista de procesos que forman parte de nuestro engranaje del día a día y que juntos hacen que la institución funcione correctamente. Englobamos estos procesos en Proceso Estratégicos (para definir y desplegar nuestros objetivos), Procesos Clave (la esencia de nuestra compañía), Procesos Estructurales (los que hacen que todo funcione) y Procesos Transversales (que están presentes y conectan los tres bloques).
La mayoría de estos procesos están conectados entre sí con mayor o menor intensidad. La cantidad de datos que se manejan o los diferentes roles y perfiles que intervienen hacen que para poder gestionarlos eficientemente necesitemos de la tecnología y las herramientas digitales.
¿Cómo plantear tu estrategia digital?
Antes de empezar a tomar decisiones de forma prematura, o llevados a ellas por imitar modelos aspiracionales o por tendencias, es recomendable parar para hacernos algunas preguntas clave ya que nuestro reto consiste en construir un ecosistema digital suficientemente sólido y escalable para que cubra nuestras necesidades presentes y futuras, siendo solventes y manteniendo nuestra imagen, marca y cultura.
¿Cuáles son nuestras necesidades reales? ¿Qué procesos tenemos ya digitalizados y cuáles no? ¿A que tengo que dar respuesta? ¿Qué prioridades tengo? ¿Cuánto quiero y puedo invertir? ¿Cómo voy a ir midiendo el impacto? ¿Y el beneficio? ¿Cómo me preparo internamente? ¿Cómo voy a liderar estos procesos, este cambio…? Con qué aliados (empresas, partners, etc.) cuento?
Nuestras respuestas a estas preguntas, junto con la identificación de todos los procesos que antes mencionamos, la manera en que queremos cubrir dichos procesos, la madurez digital de la institución, nuestra cultura, etc., nos lleva a la siguiente cuestión: ¿dónde nos ubicamos? Actualmente existen modelos muy diferentes, pero podemos englobarlos en las siguientes dos tendencias:
- Ecosistema digital diversificado, donde hay una herramienta para cubrir cada proceso concreto. En este caso tendremos herramientas que nos permitan aplicar en cada proceso la solución más innovadora. Al ser soluciones tan especializadas, seguramente se adaptarán muy bien a las particularidades de la institución en ese proceso. Por el contrario, deberemos tener en cuenta que este modelo implica una mayor inversión en costes económicos, la necesidad de contar con equipos especializados y por tanto mayor tiempo de aprendizaje o una gestión compleja de los proveedores y partners.
- Ecosistema digital unificado, donde una o pocas herramientas cubren todos los procesos. Con este escenario, estaremos invirtiendo menos recursos y optimizando tiempo, ya que será todo más fácil de gestionar e implementar. La curva de aprendizaje de los equipos también será menor. Al tener todo en una misma herramienta será más accesible, sencillo, y amigable, y los flujos estarán de forma nativa interconectados. En contraposición, y aunque seguramente será una herramienta que tendrá un estándar donde todas las funcionalidades estarán cubiertas con una base importante, cuando busque mayor especialización puede que tenga la necesidad de complementar con otras herramientas más especializadas. Además, tendremos mayor dependencia de la herramienta debiendo identificar bien los riesgos y los mecanismos que activamos para suplir este riesgo.
En Educaria, dentro de los más de 2.000 centros usuarios Alexia, hay Instituciones que se ubican en cualquier punto de las dos tendencias, desde las que trabajan casi el 100% de los procesos con Alexia a aquellas que tienen un ecosistema diversificado, donde Alexia es una herramienta más.
No solo es importante contar con soluciones adaptadas, que cubran todos los procesos clave y actúen como eje vertebrador de nuestro ecosistema, sino que también es necesario que esas soluciones sean adaptables al proyecto de centro, abiertas, e integrables con otros sistemas, y nos permitan construir entornos ricos, diversos, cambiantes.
Y ahora que ya tenemos nuestra institución más o menos ubicada en una u otra tendencia debemos tener en cuenta los siguientes criterios (que tendrán mayor o menor relevancia según el modelo hacia el que nos orientemos) para poder elegir la mejor solución:
- Escalabilidad: herramientas y proveedores que permitan cubrir nuestras necesidades actuales y retos de futuro.
- Implantación y servicio: hay grandes herramientas, pero su servicio de acompañamiento y soporte, o incluso la metodología que tienen, puede que no encaje con nuestras necesidades.
- Seguridad: debemos saber quién está custodiando nuestros datos, tanto por el cumplimiento de los estándares y reglamentos como a nivel de seguridad de la infraestructura.
- Versatilidad: entendida como personalización/flexibilidad. ¿Tengo que adaptarme yo a la herramienta o la herramienta a mi modelo?
- Identidad de marca: que me permitan mantener mi identidad, mi marca, mi esencia…
- Usabilidad: es clave para que la herramienta sea aceptada por los equipos, ya que, si no es sencilla en el día a día puede traer más inconvenientes que ventajas.
- Inversión y modelo de licenciamiento / negocio: cuáles son las opciones y cómo de escalables son, ya que nuestras necesidades pueden cambiar.
- Interoperabilidad: entendida como la capacidad de las diferentes soluciones para entenderse entre ellas.
- Solvencia/Posicionamiento: en la elección de quién nos acompaña es importante que conozcamos su solvencia, su trayectoria, su historia, su posicionamiento, intervención e impacto en el sector. Nos estamos sumando a esa marca y por tanto en cierta manera “nos representa”.
En resumen, la tecnología NOS PUEDE Y DEBE ayudar a ser más eficientes, a extraer un mayor rendimiento, a automatizar procesos y a la vez nos debe permitir ser más competitivos e innovadores. Los procesos a cubrir son de muy alto impacto en nuestros equipos internos, en las familias y en los alumnos actuales y futuros y por tanto debemos pensar muy bien quién nos acompaña en nuestro camino digital. Quienes elijamos nos deben permitir ser quien somos hoy, pero también nos deben ayudar a crecer y a convertirnos en quien queramos ser mañana, sin barreras ni limitaciones.
Cora Gallego Quer
Directora PMO Preventa e Implantaciones de Educaria
